Job Description

De COO stuurt in nauwe samenwerking met zijn Business Assistant de gehele Operations  tak van de organisatie aan. De Business Assistant (BA) van de COO is een senior,  zelfstandige, daadkrachtige alleskunner, die, gebruik makend van zijn/haar kennis, kunde  en organisatorische skills, Operations mede op de rit weet te zetten en te houden. Deze veelzijdige functie wordt gekenmerkt door diverse organisatorische, administratieve en  projectmatige facetten. De BA onderhoudt organisatie breed contacten, ontzorgt de COO  door de coördinatie, planning en uitvoering van door hem geïnitieerde zaken en zorgt  mede voor en structurele opzet van het kwaliteitsmanagement van Operations. 

Responsibilities

Administratief 

Naast het secretarieel ondersteunen van de COO met betrekking tot planning,  correspondentie en administratie brengt de BA structuur aan in: 

• Het prioriteren van taken en projecten; hij/zij stuurt aan (ook derden) op deadlines,  voert voortgangscontroles uit en ziet toe op implementatie van besluiten; • Vergader- en overlegstructuren (zowel in voorbereiding als in verslaglegging) • De opstelling van businessplannen, rapportages, dashboards, presentaties en  andere correspondentie in het Nederlands en Engels; 
• Opstellen van rapportages, verslagen, documenten en brieven in het Nederlands en  Engels. 

Organisatorisch & Communicatief 

De BA is het aanspreekpunt voor medewerkers als ook externe relaties & instanties;  hij/zij heeft gevoel voor belangen en hoe die te behartigen, zelfstandig of in  samenspraak met de COO. Kerntaken zijn dan ook  

• Een positieve rol te spelen in het verbinden van hoofden van operationele units en  het streven naar goede samenwerking tussen dezen; 
• Het zorgen voor optimale communicatie naar en tussen stakeholders, zijnde Direct  Reports als ook de stafchef van de directie en de afdelingen Marketing, Finance en  HR.
• Het leiden en/of uitvoeren van projectmanagement in nauw overleg met de COO.  • Het zelf verzorgen en/of toezien op alle communicatie intern en extern in overleg  met de COO over zaken betrekking hebbende op of geïnitieerd door Operations.

Requirements

KENNIS, INZICHT EN VAARDIGHEDEN 

• HBO werk- en denkniveau; 
• Werkervaring op directie- en/of executief niveau  
• Kennis van administratieve, financiële en planningssystemen • Uitstekende kennis van het Nederlands en Engels in woord en geschrift • Perfect kunnen organiseren en structureren 
• Project Management ervaring.

CONTACTEN 

• Alle leidinggevende en hun teams die rapporteren aan de COO.  • Board. 
• Marketing, Finance en HR. 
• Stakeholders intern en extern.

More vacancies