SOAB - Hoofd Bedrijfsvoering

Job Description

De Algemene Rekenkamer is het onafhankelijke controle-orgaan van Aruba. Zij onderzoekt of de financiële middelen van de overheid rechtmatig en doelmatig worden ontvangen en uitgegeven. Over de door haar uitgevoerde onderzoeken rapporteert de Algemene Rekenkamer aan de Staten en de verantwoordelijke ministers.

De Algemene Rekenkamer bestaat uit drie leden en twee plaatsvervangende leden. Het lidmaatschap van de Algemene Rekenkamer vormt geen volledige dagtaak. De Algemene Rekenkamer wordt bijgestaan door een secretaris, die belast is met de dagelijkse leiding. De werkzaamheden van de Algemene Rekenkamer zijn verdeeld over onderzoeksteams, bestaande uit 1 projectleider, 1 onderzoeksleider en onderzoekers. De projectleiders sturen de onderzoeksteams aan.

Het hoofd Bedrijfsvoering is belast met de ondersteuning van de secretaris en projectleiders op het gebied van interne beleidsbepaling en -uitvoering, (personeels)administratie, ICT en communicatie. Het hoofd Bedrijfsvoering stuurt de afdeling Bedrijfsvoering (3 FTE) aan.

Responsibilities

Werkzaamheden
Beleid, procedures en controle:
– bewaakt en monitort de bestaande administratieve organisatie (inclusief voorstellen ten aanzien van selectiecriteria voor onderzoeksonderwerpen) en interne controle/beheersing van de Algemene Rekenkamer;
– actualiseert alle interne processen binnen de organisatie en waar nodig en mogelijk geeft adviezen ter
verbetering;
– initieert voorstellen in het kader van personeels- en materieel beheer;
– Signaleert, volgt en analyseert relevante in- en externe ontwikkelingen voor de Algemene Rekenkamer en geeft aan wat daarvan de mogelijke consequenties zijn voor de organisatie en haar beleid;
– initieert, ontwikkelt en bereidt adviezen inzake beleidsonderwerpen, werkt beleidsopties uit en geeft aan de voor- en nadelen van alternatieve benaderingen ten behoeve van de secretaris;
– stelt zich op de hoogte van wensen en behoeften binnen de Algemene Rekenkamer en betrekt deze in de beleidsvorming;
– ontwikkelt en bewaakt procedures, richtlijnen, regelingen, e.d. ten behoeve van de interne informatiestromen, werkprocessen en het ICT/Security beleid, website beheer.

Administratie, Archief en ICT:
– stelt de meerjaren- en de jaarplanning op, alsmede de daaruit voortvloeiende jaarbegroting;
– verricht de maandelijkse voortgangsrapportages op basis van de geplande projectwerkzaamheden versus urenverantwoording;
– stelt het jaarverslag van de Algemene Rekenkamer samen;
– houdt toezicht op de kredietbewaking en draagt zorg voor de maandelijkse verantwoordingen inzake het financieel beheer;
– analyseert kwalitatieve en kwantitatieve gegevens en genereert op basis hiervan personeels, technische, organisatorische en financiële managementinformatie;
– bewaakt en monitort de naleving van het archiefbeleid, door toezicht te houden op de medewerker Informatievoorziening.

Ondersteuning en advies:
– analyseert, becommentarieert en bewerkt relevante informatie, nota’s en publicaties;
– ondersteunt de secretaris bij het bewaken van de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken, genomen besluiten en te voeren actiepunten;
– ondersteunt, waar nodig, bij het notuleren van plenaire vergaderingen;
– treedt op als interne vraagbaak ten aanzien van operationele, organisatorische/logistieke en administratieve vraagstukken.
– voert alle voorkomende werkzaamheden die noodzakelijk zijn voor het behalen van de doelstelling van de Algemene Rekenkamer in het algemeen en de afdeling Bedrijfsvoering in het bijzonder.

Leidinggeven:
– geeft leiding aan de afdeling (3 fte);
– controleert de registratiewerkzaamheden van de afdeling;
– draagt vakinhoudelijke en procesmatige kennis over aan nieuwe of minder ervaren collega’s.

Het hoofd Bedrijfsvoering verleent verder, indien nodig en/of op verzoek van de secretaris ondersteuning aan werkzaamheden en bijeenkomsten in het algemeen belang van de Algemene Rekenkamer.

Speelruimte
– is verantwoording verschuldigd aan de secretaris voor wat betreft de kwaliteit en kwantiteit van de werkzaamheden (controle op deel- en eindresultaten);
– neemt beslissingen en initiatieven ten aanzien van werkverdeling en prioriteitstelling binnen de afdeling Bedrijfsvoering;
– neemt beslissingen ten aanzien van de voorraden inzake kantoorbehoeften;
– neemt beslissingen tot het houden van opnames van de kleine kas van de Algemene Rekenkamer.

Kennis en vaardigheden
Vakinhoudelijke Kennis / Ervaring
– kennis en ervaring op het gebied van proces modellering, -analyse en verbeteringen;
– kennis van en ervaring met beschrijving van administratieve organisatie en interne controle;
– kennis van en ervaring met de begrotings- en financiële administratie van het Land, de controle van de kleine kas en van de boekingen van de gemaakte kosten in het kader van de begrotingsuitvoering alsmede de opstelling van jaarrekeningen, afgeleid van de wet- en regelgeving omtrent de openbare financiën van het land Aruba;
– kennis van en ervaring met het opstellen van interne beleidsnota’s.
– algemene kennis van onderzoeks- en rapportagetechnieken;
– kennis van en ervaring met softwarepakketten Word, Excel, Decos, Enterprise One, internet en e-mail en vaardigheid in het toepassen ervan;
– algemene kennis op IT: troubleshooting, netwerkbeheer, helpdesk etc.;
– verantwoordelijk voor het beheer van het gebouw.

Vaardigheden
– supervisie vaardigheden;
– analytisch denkvermogen;
– flexibele, proactieve, samenwerkings- en oplossingsgerichte instelling;
– in staat de eigen werkzaamheden en die van anderen te organiseren;
– zeer goede schriftelijke rapportage en adviesvaardigheid in Nederlands en Engels;
– in staat zijn onder tijd- en prestatiedruk producten van hoge kwaliteit af te leveren;
– een goede samenwerking binnen het team te bevorderen;
– vaardigheden met betrekking tot projectmanagement.
– goede beheersing van Nederlands, Engels en Papiamento;

Requirements

Functie-eisen
– afgeronde HBO opleiding Bedrijfseconomie of Bedrijfskunde;
– minimaal 5 jaren ervaring binnen de overheidssector met schrijven beleidsadviezen en samenstelling jaarrekening
– afgeronde Leergang Openbare Financiën Aruba (LOFA).


Log in to apply for this job. If you don’t have an account yet, please click on register to create your account to apply for this job.
or

Other participating companies